Можно ли оплатить инвойс в другой валюте

Да, если такая оплата предусмотрена условиями сделки или поставщик согласовал её в надлежащей форме. До перевода нужно определить не только валюту, но и сумму, которую продавец зачтёт в погашение долга. Самостоятельно пересчитать долларовый инвойс в евро и отправить деньги по прежним реквизитам — недостаточно.

Оплата в другой валюте" может означать три разные ситуации:

Валюта цены показывает, в каких денежных единицах определена стоимость товара или услуги. Валюта платежа — в каких единицах производится расчёт. Они могут различаться: например, цена остаётся в USD, а разрешённая договором оплата проходит в EUR.

Соберите актуальный контракт, приложения, инвойс, сведения об уже внесённых платежах и банковскую инструкцию поставщика. Найдите ответы на четыре вопроса:

1. В какой валюте установлена цена и какие валюты разрешены для оплаты?
2. Как определяется курс: источник, дата, формула и округление?
3. Какая дата считается исполнением обязательства и кто несёт банковские расходы?
4. Как стороны согласовывают изменения: дополнительным соглашением, через указанные адреса электронной почты или другим способом?

Если отдельного контракта нет, проверьте заказ, оферту, общие условия продавца и переписку. Отсутствие документа с названием «договор» не означает, что валюту можно выбрать произвольно.

Для начала можно спросить: «По инвойсу №… осталось оплатить … USD. Можете ли вы принять EUR и какую сумму зачтёте в полное погашение этого остатка?» Ответ «евро принимаем» ещё не определяет курс, сумму и срок действия согласия.

Если договор уже разрешает нужную валюту, выполните предусмотренный в нём порядок: рассчитайте сумму, получите подтверждение и актуальные реквизиты. Заново подписывать весь контракт только из-за выбора уже разрешённой валюты обычно не требуется.

Если в договоре закреплена только исходная валюта платежа, сначала оформите согласованное изменение. Обычно используют дополнительное соглашение с новой валютой, формулой пересчёта и условием погашения долга. Исправленный инвойс сам по себе не всегда меняет противоречащее ему условие контракта.

Если поставщик заменяет инвойс, в новом документе полезно указать исходную сумму обязательства, сумму к перечислению в новой валюте и основание пересчёта. Также должно быть понятно, какой счёт теперь действует, чтобы два документа не выглядели как два разных требования оплаты.

Можно зафиксировать конечную сумму: например, получение 46 000 EUR полностью погашает 50 000 USD по конкретному инвойсу. Либо стороны определяют формулу: валютную пару, источник курса, дату и время, правило для выходных и округление.

Запись «по текущему курсу» оставляет слишком много неопределённости. Если курс выражен как количество EUR за 1 USD, долларовую сумму умножают на него. Если указано количество USD за 1 EUR — делят.

Не смешивайте курс пересчёта долга с курсом покупки валюты у банка или расчёта с агентом. Первый определяет, сколько требуется поставщику. Второй — сколько покупатель потратит на получение этой валюты.

Рублёвый перевод посреднику не означает, что иностранный поставщик получает рубли или что его инвойс нужно переводить в RUB. Это два отдельных расчёта, связанные договором с агентом, поручением и подтверждением исполнения.

Некоторые банки автоматически переводят входящий платёж в валюту счёта. Например, такую возможность описывает HSBC. Это пример конкретного банковского продукта, а не правило для любого банка и не подтверждение доступности конкретного маршрута.

До отправки поставщик должен уточнить у своего банка:

• принимает ли счёт валюту перевода;
• произойдёт ли конвертация при зачислении;
• какой курс и какие удержания применяются;
• нужны ли отдельные реквизиты для этой валюты.

Если инвойс и отправка в USD, а банк поставщика зачисляет EUR, отдельно определяют, выполнены ли договорные условия и кто несёт последствия конвертации. Если же покупатель собирается отправить EUR вместо предусмотренных USD, возможная конвертация банком не заменяет согласования с продавцом.

Суммы 50 000 USD и 46 000 EUR могут относиться к одному обязательству, если их связывает согласованный пересчёт.

Новые реквизиты подтвердите через ранее известный контакт поставщика. Перед запуском покажите банку и бухгалтеру документы, объясняющие различие валют. Если контракт поставлен на учёт, отдельно проверьте, меняется ли валюта самого контракта или только валюта отдельного платежа. Порядок изменения учётных сведений устанавливает глава 7 Инструкции Банка России № 181-И. Общий пакет документов разобран в статье «Документы для валютного контроля».