Как оплатить услуги иностранного перевозчика

В счёте иностранного перевозчика могут появиться хранение, терминальная обработка и другие доплаты. Если счёт выставил экспедитор, отдельно указывается его вознаграждение. До перевода проверьте начисления, получателя и отправку, по которой зачтут платёж.

Разберём, какие документы собрать, что передать бухгалтеру и как закрыть счёт после перевода.

Перевозчик обязуется доставить груз. Экспедитор организует доставку или выполняет связанные с ней услуги, привлекая других исполнителей. Отсюда и разница в счетах: экспедитор может отдельно предъявить своё вознаграждение и расходы на перевозку. В российских договорах эти роли разграничивают статьи 785 и 801 ГК РФ. Для международной сделки значение имеют также условия договора и применимое право.

Если в инвойсе указаны только «логистические услуги», попросите расшифровку: она нужна для сверки с договором и налогового учёта.

Вот что стоит сверить по основным строкам:

Допустим, поставщик продал товар с доставкой, а затем вам пришёл отдельный счёт за перевозку. Сначала выясните, за какой участок требуют деньги: возможно, его уже оплатили в составе цены товара. Распределение расходов проверяют по контракту, базису Incoterms, его редакции и названному месту доставки. Сами Incoterms не устанавливают порядок оплаты — это условие договора продажи. Разъяснения ICC.

За отдельным счётом может стоять другой этап доставки, доплата или ошибка. До оплаты получите пояснение, а при ошибке — исправленные документы.

Из документов должно быть понятно, к какой перевозке относится инвойс и как рассчитана сумма. Обычно собирают:

1. Договор и заявку с маршрутом, ценой, сроками оплаты и условиями доплат.
2. Инвойс с разбивкой услуг, суммой, валютой и ссылкой на договор или отправку.
3. Перевозочный документ для выбранного транспорта; до отправки — данные заказа и бронирования.
4. Банковскую инструкцию: название получателя, счёт или IBAN, банк и остальные реквизиты для перевода.
5. Сведения об авансах, возвратах и уменьшении стоимости.

Для автоперевозки это обычно CMR, для морской — коносамент, для воздушной — авианакладная. Номер контейнера сам по себе не подтверждает услугу.
У экспедитора могут понадобиться поручение, отчёт и подтверждения расходов — состав зависит от договора и применимых правил. Даже экспедиторская и складская расписки требуются при разных обстоятельствах: при приёме груза и приёме на хранение соответственно. Это поясняет Минтранс; переносить такой комплект на любого иностранного исполнителя не следует.

Для аванса обычно нужны договор, заявка, счёт на предоплату и подтверждение бронирования. Заранее согласуйте сроки, комплект документов и возврат денег при отмене.

После доставки счёт сверяют с выполненной перевозкой. Акт и срок оплаты определяются договором и применимыми требованиями.

Для российского участка отдельно уточните форму документов и необходимость электронного оформления.

Если договор заключён с экспедитором, а деньги просит другая компания, получите платёжное указание или изменения к договору. Новые реквизиты подтвердите через прежний контакт контрагента.

Если за вас платит агент, заранее согласуйте это с перевозчиком и уточните, какие сведения нужны для зачёта платежа.

До перевода передайте бухгалтеру договор, инвойс, маршрут, сведения об исполнителе и данные об авансах. Затем проверьте три вопроса.

Импортный контракт на услуги ставят на учёт в банке, если сумма обязательств достигает 3 млн рублей в эквиваленте. Порог считают по всему контракту. Подробнее — Инструкция Банка России № 181-И и разбор JetexPay.

Бухгалтер определяет место реализации каждой услуги и статус исполнителя. От этого зависит, возникает ли НДС и обязанность налогового агента. Основания — статьи 148 и 161 НК РФ.

Также проверяют налог у источника: для международной перевозки значение имеют вид дохода, маршрут и международное соглашение. Вознаграждение экспедитора и расходы на перевозку могут оцениваться отдельно. Основания — статьи 309 и 312 НК РФ.

Российская компания заказала автоперевозку Стамбул — Москва по заявке TR-17 и после доставки получила инвойс F-117:

После зачёта аванса остаётся 23 700 USD. Курс, расходы на перевод и налоги в таблицу не включены — окончательную сумму перечисления согласуют с учётом налогового расчёта и условий договора.

Если хранение на 600 USD не было согласовано, не уменьшайте платёж самостоятельно: запросите расчёт и исправленный инвойс либо письменно согласуйте оплату бесспорной части.

До перевода банк или агент сообщает условия: сумму получателю, валюту, курс, комиссии и срок исполнения. Уточните также порядок действий при проверке или возврате.

В назначении свяжите перевод с инвойсом и отправкой. Для нашего примера описание может выглядеть так:

Для предоплаты используют Advance payment. On behalf of добавляют при согласованной оплате через агента. Остальные номера и референсы берут из платёжной инструкции.

Сохраните подтверждение перевода и отправьте контрагенту номер инвойса, заявку, сумму, дату, отправителя и идентификатор операции. При оплате через агента получите его отчёт и подтверждение зарубежного платежа.

Попросите подтвердить зачёт по нужному инвойсу и остаток долга. В примере: 28 700 USD начислений, 5 000 USD аванса и 23 700 USD к оплате.

Если перевод не нашли, запросите поиск по идентификатору операции. Когда от оплаты зависит выдача груза, отдельно получите разрешение на выдачу.

Нужно рассчитаться с иностранным перевозчиком или экспедитором? Пришлите инвойс в JetexPay и укажите страну получателя, сумму и валюту. Мы проверим документы и сообщим, можем ли провести платёж и на каких условиях.
Работаем с платежами от $ 20 000 или эквивалента. Оплату логистических услуг согласуем индивидуально.